La productividad en tiempos del coronavirus

Son días confusos. Días en los que nuestra vida está sufriendo un cambio del que solo podemos atisbar la punta del iceberg. Es una situación para la que no estamos preparados, y a la que tenemos que acostumbrarnos. La buena noticia es que lo haremos y en menos de lo que imaginamos será lo normal. El ser humano tiene dos herramientas que le hacen “superior” al resto de las especies, la inteligencia y la adaptabilidad, y puede que esta segunda solo sea una consecuencia de la primera.

Es difícil centrarse en una sola cosa en este estado.

Desgraciadamente mientras nos adaptamos estamos pasando un valle de incertidumbres. Unos días confusos en los que nuestro cerebro no deja de saltar de tema en tema. El otro día comenté esta situación con un amigo neurólogo que me explicaba que el problema es que ante un peligro el cerebro entiende dos alternativas: huir y atacar. En una guerra, el mayor y mas habitual problema que el ser humano ha tenido hasta ahora, teníamos claro el enemigo y en muchas ocasiones la posibilidad de huida. ¿Pero dónde queda todo esto cuando luchas contra un virus y la posibilidad de huida está eliminada por la obligación del encierro?

Durante los últimos 3 años he dado cursos de diseño y he dirigido talleres de creatividad. Siempre decía que crear era tan sencillo como sentarse a hacerlo. Una vez que nos ponemos a trabajar nuestro cerebro entra en modo activo y las ideas empiezan a llegar. Nunca he tenido problema para ponerme a diseñar o escribir y casi de inmediato conectar con lo que tenía que hacer. Sé que otra gente tiene más dificultad, pero también sé que con las herramientas y la actitud se puede hacer. No obstante, desde que empezó la crisis del coronavirus mi productividad ha descendido de manera drástica, al igual que la de muchos colegas con los que hablo a diario. Muchos además tienen la dificultad añadida de no estar acostumbrados a trabajar en casa.

Para solucionarlo intenté retomar la técnica pomodoro que tan bien me ha funcionado en otras ocasiones, resumiendo mucho trabajar 25 minutos y descansar 5, no funcionaba. Era imposible no mirar el teléfono, no poner la televisión y se me hacía imposible mantener la concentración durante los 25 minutos requeridos. Después de un tiempo frustrado decidí hacer ajustes hasta lograr un método que a mi me funciona y quiero compartir por si a alguien también le sirve.

Técnica pomodoro en tiempos de guerra.

Despeja tu agenda

Lo primero es deshacerte de las distracciones. Ahora todos tenemos muchos skypes y slacks, hangouts y similares al día. Tenemos que intentar que sean lo más cortos y efectivos posibles. Muchas veces no está en nuestra mano, pero intentemos dejar clara nuestra postura al resto del equipo porque os aseguro que ellos están como vosotros. Para reducir las reuniones: trata por email todo lo que sea posible, y pon en el asunto el tema que quieres tratar. Si son varios los asuntos, envía varios correos en lugar de uno interminable. Sobra decir que los emails tienen que ser lo más concretos posibles.

Si no puedes tratar un asunto por email, intenta hacer una llamada a uno con la persona que tienes que tratarlo. Solo en el caso de que sea necesario un equipo convoca una reunión con las personas que estén implicadas. No involucres a los “por si acaso”, de nada te sirve tener a alguien en la reunión solo por si te surge una duda. Si se da el caso, dile que esté pendiente del teléfono y si necesitas llamarle durante la reunión lo haces.

Una vez que hayas liberado al menos una hora, líbrate de las notificaciones. Pon el móvil en silencio, quita el whatsapp del navegador y cierra tu programa de correo. Si esperas alguna noticia importante dile a la persona implicada que si no puede esperar, te llame por teléfono. También hay herramientas que te ahorrarán las notificaciones. Yo estoy utilizando Post Box de Google labs, una aplicación que solo me pasa las notificaciones 4 veces al día, aunque me permite entrar en las apps y ver si tengo algún mensaje cuando yo quiero. Seguro que hay mil alternativas para Apple y Android, la verdad es que esta me funciona muy bien y no he querido perder mucho tiempo en investigarlas.

Al turrón, cómo optimizar el tiempo con la técnica pomodoro

Hay múltiples técnicas de aprovechamiento del tiempo aunque creo que una de las más interesantes, y de las más famosas es la anteriormente mencionada “técnica pomodoro”. Si buscáis por Internet veréis que hay una legión de defensores, aunque también tiene un buen número de detractores que normalmente argumentan que es imposible dedicarle 25 minutos seguidos a una tarea. Tranquilo, hemos adaptado la técnica a este periodo de desconcierto reduciéndola a 15 minutos , y piensa que si no “enfocas” tu energía en una tarea durante un tiempo concreto acabarás dedicándole el doble del tiempo.

Probad una semana, si después no veis resultado abandonadla sin remordimientos.

Cómo funciona la técnica pomodoro:

El cerebro tiene un tiempo máximo de atención. Cada cierto tiempo nuestra mente desconecta y divaga. Nosotros vamos a tratar de que ese tiempo de concentración dure 15 minutos sabiendo que después tendremos un descanso de 5. Ademas cada cuatro ciclos tendremos una pausa más larga.

Ahora que tenemos la pauta básica, lo primero que haremos es calcular cuantos ciclos os va a llevar una tarea y haciendo caso de Descartes partirla en tareas más pequeñas.

Veamos un ejemplo. Escribir esta entrada va a llevarme cinco ciclos.

1. Escribir entradilla de la entrada.
2. Escribir cuerpo de la entrada.
3. Revisarla.
4. Subir imágenes.
5. Publicarla y promocionarla en redes sociales.

Ahora que lo tengo planificado, con cualquier aplicación móvil, o un reloj de cocina, marcamos 15 minutos en cuenta atrás. Durante ese tiempo seré MONOTAREA cerraré todas las pestañas del navegador y desactivaré las notificaciones del móvil y el correo. Sólo vamos a trabajar en una cosa, y es escribir la entrada. Y aunque acabe llenando los folios de: “All work and no play makes Jack a dull boy” eso será lo que haga. Sé que al terminar me esperan cinco minutos en los que podré ir al baño, a por una coca-cola, mirar el periódico o a fumar un pitillo. (No recomiendo mirar las notificaciones en estas pausas cortas, porque seguro que nos ponemos a contestar y nos lleva más de cinco minutos, de hecho es un buen ejercicio que un día lo hagáis cronometrandoos para que veaís que os lleva el doble de tiempo de lo que creéis). Terminados estos cinco minutos de recreo volvemos a poner el cronometro y empezamos con el segundo ciclo. Durante 15 minutos trabajamos en exclusivo en la revisión. Al terminar hacemos otra pausa. Repetimos con el tercer y cuatro ciclo y cuando terminamos nos permitimos un descanso largo de 15 minutos en el que sí que contestaré los whatsapp o haré lo que me apetezca. Parece una locura perder un cuarto de hora, pero llegados a este punto os habrá cundido tanto que podréis perder el tiempo sin remordimientos de conciencia y siempre podéis aprovechar para ir a comer algo o a tomar un café. Por último, como habíamos estimado cinco ciclos hacemos el que nos faltaba. Este sería el esquema de trabajo para esta tarea.

15t+5d 15t+5d 15t+5d 15t+15d 15t+5d

Como veis es una secuencia. Tres pausas cortas por una larga, durante todo el tiempo que podamos mantener el ritmo.

¿Qué hago si mientras estoy trabajando me asalta un pensamiento urgente?

Toma nota. Ponte al lado del portátil una libreta de entrada y apunta lo que te venga a la cabeza, así no se te olvidará y podrás retomar el tema cuando tengas la pausa larga o cuando acabes con los pomodoros planificados.

Ya conocéis la técnica, sólo me queda recomendaros que cuando empecéis a utilizar hagáis cambios en vuestra rutina. Cambiad de habitación, iros a alguna zona de la casa en la que nadie os moleste o simplemente poneos los cascos con algo de música instrumental.

Cuando no trabajes intenta concentrar tu atención plena en otra taréa

Por último decir que una de las mejores formas de aumentar nuestra productividad es evadirnos cuando no estemos trabajando. Intenta poner atención plena en alguna tarea que te guste. Lo ideal sería que todos meditáramos durante quince minutos, pero algunos parece que no estamos hechos para eso. Así que intenta hacer algo que te pida un 100% de atención, leer una novela, jugar un videojuego o escuchar música (sin hacer otra cosa). Tu siguiente jornada de trabajo te cundirá mucho más.

Espero que estos consejos te ayuden durante el encierro y que pronto podamos hacer un debate todos juntos en torno a una taza de café.

Las imágenes son Open Doodles de Pablo Stanley.